نتیجه‌ی تحقیقاتی که سال ۲۰۱۳ و با حضور بیش از ۴۰ هزار کارمند صورت گرفت، نشان می‌داد که شفافیت سازمانی، یکی از مهم‌ترین فاکتورهای رضایت شغلی است. شفافیت عملکرد برای خلق یک محیط کار مشارکتی که به کارمندان انرژی و انگیزه می‌بخشد، ضروری است، همان‌طور که فقدان شفاف‌سازی، تأثیرات منفی خود را روی روحیه‌ی کارمندان، عملکرد و حتی سود شرکت نشان خواهد داد.
روی مان و اران زینمان، هم‌بنیانگذاران monday.com، (یکی از سریع‌ترین شرکت‌های در حال رشد در اروپا، خاورمیانه و آفریقا) یک پلتفرم ارتباطی و مشارکتی قدرتمند برای روابط درون‌سازمانی ارائه کرده اند. بخشی از موفقیت monday.com را می‌توان به تجربیات منحصربه‌فرد دو مؤسس آن در زمینه‌ی شفاف‌سازی پیشرفته در محیط کار نسبت داد. در ادامه، چهار ایده‌ی اصلی مان و زینمان و نحوه‌ی اجرای آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
برنامه و زمان‌بندی خود را با کارمندان به اشتراک بگذارید
تقویم برنامه‌های شرکت، یکی از ابزارهای مهم سازمان در راستای بهبود کارایی و برنامه‌ریزی پیشرفت محسوب می‌شود. به اشتراک‌گذاری این تقویم با کارمندان به شما کمک می‌کند مدیریت زمان بهتری در شرکت داشته باشید.
به‌عنوان مثال هیچ‌یک از کارمندان دوست ندارد دو روز متوالی به دنبال وقت گرفتن از مدیر خود باشد؛ آن‌هم برای یک جلسه‌ی ملاقات ساده. درصورتی‌که اگر برنامه و زمان‌بندی اعضای سازمان مشخص باشد و به‌طور شفاف در دسترس کارمندان قرار بگیرد، از چنین اتلاف وقتی جلوگیری می‌شود. کاهش استرس زمان‌بندی، شادی و رضایت کل شرکت را افزایش می‌دهد.
کارمندان را در جریان داده‌های شرکت قرار دهید
یکی از اشتباهاتی که مدیران مرتکب می‌شوند، این است که ارزش تصویرسازی و تفهیم کلان‌داده را دست کم می‌گیرند. درنتیجه کارمندان با حجم بالایی از اطلاعات آشفته مواجه‌اند که آن‌ها را درک نمی‌کنند.
هنگامی‌که کارمندان متوجه می‌شوند که چگونه اقداماتشان شرکت را در رسیدن به اهداف یاری می‌کند، با استفاده از استانداردها و معیارهای مناسب، انرژی خود را در جهت درست به کار می‌گیرند.
ابزارهای مناسبی که داده‌ها را مرتب می‌کنند و در اختیار کارمندان قرار می‌دهند، باعث می‌شوند همه‌ی کارمند به‌خوبی متوجه شوند که مشتریان چگونه با محصولات ارتباط برقرار کرده‌اند، چگونه باید به نیازها و پرسش‌های مشتریان پاسخ دهند یا درآمد شرکت چگونه و از چه کانال‌هایی حاصل می‌شود. درنتیجه کارکنان یک تصویر کاملاً شفاف از موقعیت کنونی شرکت در ذهن خواهند داشت.
از ابزارهای بصری مدیریت پروژه استفاده کنید
یک نسخه‌ی دیجیتال از یک وایت برد یا وب ایده را تصور کنید. برخلاف لیست وظایف، ابزارهای بصری مدیریتی می‌توانند ارتباطات را حول وظایف متمرکز کنند، به‌راحتی قابل پیگیری هستند و درعین‌حال بسیار دقیق عمل می‌کنند. برنامه‌ریزی مؤثر و تخصیص وظایف مناسب به اعضای تیم، از دیگر مزایای این سیستم هستند.
به‌علاوه بسیاری از این ابزارها را می‌توان در طول جلسات به‌روزرسانی کرد و درنتیجه هیچ سوءبرداشتی از میزان پیشرفت، تایم‌لاین پروژه، شرح وظایف و زمان‌بندی جلسات وجود نخواهد داشت. پروژه‌هایی که سابقاً به نظر می‌رسید صدها فعالیت انفرادی را در خود جمع کرده‌اند، حالا به‌راحتی قابل کنترل و ارزیابی هستند و مشارکت و همکاری تیم را ساده‌تر می‌کنند.
جلسات آزاد
جلسات طولانی و ناکارآمد، یکی از واقعیت‌های ترسناک کسب‌وکار هستند که مدیران فکر می‌کنند راهی برای اجتناب از آن‌ها وجود ندارد.
یکی از بهترین راهکارهای جریان آزاد ارتباطات، این است که تا حد ممکن تعداد جلسات غیر ضروری و برنامه‌ریزی‌شده را کاهش دهید و در عوض از اپلیکیش‌‌های ساده‌ی پیام‌رسان و سیاست درب‌های باز اطلاعاتی استفاده کنید. زمانی که دیوارها و موانع بین خودتان و کارمندان را کنار می‌زنید، نه‌تنها کارکنان به‌راحتی مسائل و ایده‌های مهم و فوری را به اشتراک می‌گذارند، بلکه سطح اعتماد درون‌سازمانی نیز افزایش می‌یابد.
برخی از شرکت‌ها علاوه بر سیاست جریان آزاد اطلاعات؛ جلسات و انجمن‌های منظمی را با حضور همه‌ی کارکنان و مسئولان و هیئت‌مدیره برگزار می‌کنند. در این جلسات همه‌ی پرسنل می‌توانند هر سؤال و ابهامی که در ذهن دارند بپرسند و هیچ پرسشی بدون پاسخ نمی‌ماند؛ حتی اگر در مورد عملکرد مالی شرکت یا توضیح خواستن در مورد تصمیمات خاص باشد.
به‌عنوان‌مثال فیس‌بوک ۱۰ سال است که از طریق جلسات پرسش و پاسخی که بعدازظهر جمعه‌ها و با میزبانی زاکربرگ برگزار می‌شود، اطلاعات شرکت را با کارمندانش به اشتراک می‌گذارد. همه‌ی کارمندان می‌توانند در این جلسات که در آن‌ها موضوعات مختلفی نظیر ویژگی‌های جدید محصولات، توسعه‌ی محصولات و استراتژی‌ها مطرح می‌شود، شرکت کنند.