تصور کنید ایمیل زیر را دریافت می‌کنید. هرچند فرستنده را شخصاً نمی‌شناسید، ولی به‌هرحال تصمیم می‌گیرید متن ایمیل را مرور کنید:
«آقای الف عزیز
امیدوارم آخر هفته‌ی خوبی داشته باشید. برای من که مسلماً همین‌طور است! قصد دارم بخشی از امروزم را با دوستانم سپری کنم. ما می‌خواهیم به دیدن مسابقه‌ی .. برویم.
می‌خواستم از شما بپرسم آیا متمایلید…»
آیا به خواندن ایمیل ادامه می‌دهید؟ شکی نیست که نویسنده قصد داشت مطلبی را با شما در میان بگذارد و به همین دلیل می‌خواست باب صحبت را باز کند. ولی چرا شما باید به برنامه‌های تفریحی آخر هفته‌ی کسی که نمی‌شناسید، اهمیتی بدهید؟
احتمالاً در ذهنتان می‌گویید :«واضح است که چیزی می‌خواهید. می‌توانید اصل مطلب را بگویید؟»
حالا ایمیل دیگری را تصور کنید:
« از شما می‌خواهیم که در برنامه‌ی رادیویی ما حضور پیدا کنید و در مورد کتابتان صحبت کنید. پادکست ما را می‌توانید همیشه در فهرست ۱۰ پادکست برتر در بخش پادکست‌های کسب‌وکار بیابید…»
آیا بازهم به خواندن ادامه می‌دهید؟ پاسخ منفی شما کاملاً قابل‌درک است. همه‌ی ما از ایمیل‌های تبلیغاتی که بدون ظرافت و جذابیت تهیه و ارسال می‌شوند، گریزانیم. حتی اگر به‌واسطه‌ی دوستان و آشنایان، ناچار شویم چنین ایمیل‌هایی را بخوانیم، بازهم ذهنیت منفی ما روی پیشنهادی که به ما ارائه می‌کنند، تأثیر می‌گذارد. پاسخی هم که ارسال می‌کنیم، تفاوت زیادی با سایر ایمیل‌های دلخواهمان خواهد داشت.
تاکنون چند بار خواندن ایمیل‌های زیر را شروع و آن‌ها را تا به آخر مطالعه کرده‌اید؟
می‌خواستم مجدداً برخی مسائل را برایتان شرح دهم
اگر مخاطب به ایمیل قبلی پاسخ نداده، چرا حالا باید به این ایمیل توجه کند؟ مخصوصاً که اغلب اوقات، محتوای ایمیل‌های یادآوری، کپی و پیست شده‌ی محتوای سابق است.
اگر این موضوع را فراموش کرده‌اید
شاید مخاطب موضوع را فراموش کرده، ولی بسیار محتمل‌تر است که علاقه‌ای به این موضوع نداشته باشد.
گاهی اوقات ممکن است ایمیلی را برای مخاطب ارسال کنید و بعد احساس کنید او ایمیل را ندیده، ولی در این صورت نیز باید طرف مقابل را به‌خوبی بشناسید. اگر مخاطب شما فرد نسبتاً مشهوری است که روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کند؛ عدم دریافت پاسخ، به این معنی نیست که او ایمیل شما را ندیده است. احتمالاً او نمی‌تواند به همه‌ی ایمیل‌ها جواب بدهد، ولی بدون تردید اگر به موضوع مطرح‌شده علاقه‌ای داشته باشد، به موضوع رسیدگی می‌کند.
بهتر است راه خلاقانه‌تری برای درخواست مجدد خود پیدا کنید. جمله‌ی «اگر فراموش کرده‌اید…» تضمین می‌کند که مخاطب برای بار دوم و سوم هم نگاهی به ایمیل شما نخواهد داشت.
می‌خواستم یادآوری کنم
گاهی اوقات پیگیری درخواست‌هایی که ارسال می‌کنید، ضروری است. اگر مخاطب قول داده (یا متعهد شده) که کاری را انجام می‌دهد، ولی برخلاف انتظار اتفاقی نیفتاده، باید مسئله را پیگیری کنید.
ولی اگر صرفاً می‌خواهید موضوعی را یادآوری کنید، اینجا هم باید از روش خلاقانه‌تر و جدیدتری استفاده کنید. بهتر است به آنچه در اولین ایمیل خود نوشته‌اید، نگاهی بیندازید. شاید فقط خواسته‌هایتان را مطرح کرده‌اید و هیچ پیشنهاد متقابلی که نفع مخاطب را نیز در برداشته باشد، ارائه نکرده‌اید.
همیشه پیش از آنکه چیزی بگیرید، چیزی برای بخشیدن داشته باشید.
امیدوارم این پیشنهاد را دوست داشته باشید
این جمله‌ای است که در بسیاری از ایمیل‌ها به‌کاربرده می‌شود. گرچه فرستنده‌ی پیام به‌طور ضمنی اذعان می‌کند که به نظر مخاطب احترام می‌گذارد، ولی جمله‌ی «امیدوارم دوست داشته باشید/خوشتان بیاید» فریاد می‌زند که این دو نفر یکدیگر را نمی‌شناسند.
درست است که هر دوستی، باید شروعی داشته باشد، ولی بعید است که «امیدوارم خوشتان بیاید» آغاز مناسبی باشد!
امیدوارم آخر هفته‌ی خوبی داشته باشید
این جمله برای یک ایمیل دوستانه مناسب است، همان‌طور که اگر نویسنده بپرسد «مسابقه چطور بود؟» نشان می‌دهد که شما را شخصاً می‌شناسد، یا اگر بپرسد «کتاب بعدی شما چه زمانی منتشر می‌شود» نشان می‌دهد که به لحاظ حرفه‌ای با شما آشنا است.
جمله‌ی «امیدوارم آخر هفته‌ی خوبی داشته باشید» تلاشی برای دوست شدن با فرد دیگر است. ولی آیا شما واقعاً می‌خواهید مخاطب در مورد برنامه‌ی تعطیلات خود صحبت کند؟ مسلماً نه. شما می‌خواهید پاسخ درخواست اصلیتان را بشنوید.
در طول زمان، برخی از روابط حرفه‌ای به روابط دوستانه تبدیل می‌شوند. ولی ارتباطات اولیه که از طریق ایمیل صورت می‌گیرند، همیشه باید حرفه‌ای عنوان شوند. در چنین شرایطی اصلاً مناسب نیست که تظاهر کنید با مخاطب دوست هستید.
شگفت‌زده می‌شوید اگر بدانید
مطمئن باشید مخاطب نه‌تنها از پیشنهاد شما شگفت‌زده نمی‌شود، بلکه حتی ترغیب نمی‌شود ادامه‌ی ایمیل را بخواند. این جمله نیز درست مثل وانمود کردن به یک دوستی غیرواقعی است. آیا مخاطب باید احساس کند که مجبور است این پیشنهاد را بپذیرد؟ اگر پیشنهاد ارائه‌شده جالب و هیجان‌انگیز باشد، نیازی نیست شگفت‌زدگی مخاطب را پیش‌بینی کنید.
آیا می‌دانستید
شاید سؤال پرسیدن، راه خوبی برای جذب مخاطبین باشد. ولی شروع کردن ایمیل با چنین جملاتی، بدان معنی است که مخاطب از یک سری مسائل آگاهی ندارد و شما می‌توانید مشکل او را حل کنید، البته در برابر دریافت حق‌الزحمه!
عباراتی نظیر «آیا می‌دانستید» یا «مطمئناً از این پیشنهاد شگفت‌زده می‌شوید» سیگنال‌هایی واضح و روشن را ارسال می‌کنند مبتنی بر اینکه به‌زودی چیزی به فروش می‌رسد. شاید شما چنین منظوری نداشته باشید، ولی همه‌ی مخاطبان این‌طور برداشت می‌کنند. ایمیل شما پیشاپیش شکست‌خورده است.
نام من … است
مخاطب نام شما را از قبل می‌داند، زیرا نامتان در صفحه‌ی اینباکس دیده می‌شود!
می‌خواهم خودم را معرفی کنم
گاهی اوقات مشکلی نیست که از ابتدای کار، خودتان را به مخاطب معرفی کنید. ولی بازهم بهتر است پیش از هر چیز، درخواست و پیشنهاد متقابلتان را مطرح کنید. اگر مخاطب به موضوع علاقه‌مند شود، بررسی می‌کند که شما چه کسی هستید و از چه جایگاهی با او تماس گرفته‌اید.
می‌دانم که مشغله‌های زیادی دارید
طبیعتاً چنین جمله‌ای با یک «اما» ادامه پیدا می‌کند. (که بسیار شبیه به عبارتی است که همه‌ی ما به‌خوبی با آن آشنا هستیم: می‌دانم ناراحت می‌شوی اما…) اگر تشخیص می‌دهید که شرایط مخاطب برای دریافت پیشنهاد شما مناسب نیست، چرا باید مزاحم او بشوید؟
در عوض اگر می‌دانید طرف مقابل برنامه‌ی شلوغی دارد، بهتر است با کوتاه کردن ایمیل و بیان واضح و موجز درخواستتان، وقت او را کمتر بگیرید.
می‌خواستم سریعاً خواهشی داشته باشم
همه‌ی ما می‌دانیم که این «سریعاً»، هرگز سریع و کوتاه نیست! به‌علاوه خواهش و تقاضای که همراه با خود، پیشنهاد متقابلی برای مخاطب نداشته باشد، سرگرم‌کننده به نظر نمی‌رسد. پیشنهادتان را به شیوه‌ای مطرح کنید که مخاطب متوجه شود در ازای لطفی که به شما خواهد داشت، شاهد نتایج رضایت‌بخشی خواهد بود.
نکته‌ی آخر اینکه، ممکن است شما اهدافی عالی در سر داشته باشید. ممکن است تلاش کنید دوستانه، صمیمی، مؤدب و حرفه‌ای به نظر برسید. ولی اگر ایمیل‌هایتان را با جملات بالا شروع کنید، مخاطبان درک و برداشت جالبی از زحمات شما نخواهند داشت.
راه دیگری برای بیان صمیمیت، احترام حرفه‌ای بودن خود پیدا کنید، مخصوصاً اگر می‌خواهید مخاطبان ایمیل‌هایتان را تا پایان مطالعه کنند.