مدیرعامل‌ها، دکترها، وکیل‌ها و مدیران شرکت‌ها افرادی بسیار پرمشغله و متنفر از برنامه‌ریزی هستند. اما برنامه‌ریزی روزانه از روی فعالیت‌های هفتگی بسیار آسان است و پیشنهاد می‌شود اگر شما هم رابطه‌ی خوبی با برنامه‌ریزی ندارید، از این روش استفاده کنید.
این روش ساده‌ترین فرم برنامه‌ریزی برای طولانی‌مدت است که برای افراد متنفر از برنامه‌ریزی نیز جواب می‌دهد. برنامه‌ریزی هفتگی دید خوبی از وظایف کاری به شما می‌دهد و به همین دلیل برنامه‌ریزی روزانه را راحت‌تر می‌کند. انجام این کار همچنین برنامه‌ریزی برای طولانی‌مدت را بدون نیاز به درگیری ذهنی و صرف زمان زیاد تسهیل می‌کند. بسیاری از ما به این دلیل از برنامه‌ریزی بلندمدت متنفر هستیم که نمی‌توانیم تمام اتفاقات یک ماه آینده را پیش‌بینی کنیم. همچنین اتفاقات غیر منتظره‌ای که در این مدت پیش می‌آیند، اجازه نمی‌دهند فرد به برنامه‌ریزی خود پایبند باشد و درنتیجه ممکن است احساس بدی نسبت به این موضوع پیدا کند و برنامه‌ریزی را کلا کنار بگذارد. اما برنامه‌ریزی هفتگی این مشکل را حل کرده است و نیازی به پیش‌بینی اتفاقات احتمالی برای یک ماه آینده ندارد. در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت گام‌های لازم برای برنامه‌ریزی هفتگی را به‌طور کامل توضیح خواهیم داد.
قدم اول: با دنبال کردن اهداف طولانی‌مدت شروع کنید
اکثر ما به‌طور کلی می‌دانیم در هفتهی پیش رو باید روی چه موضوعی تمرکز کنیم؛ اما به‌طور دقیق نمی‌دانیم چه کارهایی باید انجام شوند. از طرفی زمانی که کارهای پیش‌بینی نشده اتفاق می‌افتند، نمی‌دانیم چه واکنشی باید نشان دهیم. برای اینکه این کارها شفاف‌تر شوند، بهتر است چشم‌انداز خود را کمی وسیع‌تر کنید و نگاهی به لیستی از اهداف طولانی‌مدت داشته باشید. کارهایی که به‌طور طبیعی در برنامه‌ریزی هفتگی جای نمی‌گیرند.
برای انجام این کار یک لیست مادر تهیه کنید. برای نوشتن این لیست می‌توانید از هر اپلیکیشنی استفاده کنید و نام آن را اهداف بلندمدت بگذارید. در این لیست اهدافی قرار می‌گیرند که به‌طور واقع‌بینانه نمی‌توانند طی هفتهی جاری یا هفتهی بعد از آن تکمیل شوند. قدم بعدی این است که کارهای ریزتر مربوط به اهداف بزرگ را به لیست اضافه کنید. اغلب اهداف بلندمدت به چند دسته‌ی اهداف شغلی، سلامتی، تناسب اندام، تفریح، توجه به خود، مالی و یادگیری مهارت جدید تقسیم‌بندی می‌شوند. به‌عنوان مثال بازدید از اسپانیا، هدف بلندمدت یک فرد است. کنار گذاشتن بودجه‌ی لازم، یادگیری زبان اسپانیایی و آشنایی نسبی با مکان‌ها دیدنی اهداف جانبی آن هستند.
با استفاده از این روش می‌توانید روزهای خالی هفته را با انجام بخشی از اهداف طولانی‌مدت پر کنید. بعد از مدتی مشاهده خواهید کرد که بخش قابل توجهی از اهداف بلندمدت انجام شده است و دیگر نیازی به رسیدگی ندارد. مزیت برنامه‌ریزی به این روش این است که می‌توانید هفتهی خود را با انجام کارهای مفید سپری کنید و مطمئن باشید که با انجام دادن این کارها، نه‌تنها زمانتان هدر نرفته بلکه بخشی از کارهای آینده نیز انجام شده است.
قدم دوم: هر جمعه برنامه‌ای برای هفتهی آینده داشته باشید
در این مرحله باید یک دفترچه یادداشت تهیه کنید و در آخرین روز هفته، برای هفته‌ای که پیش رو دارید برنامه‌ریزی کنید. دفترچه‌ای که تهیه می‌کنید بهتر است کاغذی باشد تا یادداشت کردن روی آن راحت‌تر باشد. ۱۰ دقیقه زمان بگذارید و هر کاری که برای هفتهی بعد به ذهنتان می‌رسد یادداشت کنید. انجام این کار بسیار ساده است و برای ساده‌تر شدن آن می‌توانید یک دسته‌بندی ۶ تایی برای ایام هفته داشته باشید:
- کارهای روزانه‌ای که باید انجام شوند
- کارهای مرتبط با محیط کار
- تفریح و توجه به خود
- سلامتی و تناسب اندام
- یادگیری
- کمک به دیگران
برای کامل کردن هر بخش نگاهی به عملکرد خود در هفته‌های گذشته داشته باشید. ببینید چه کارهایی را به‌طور کامل انجام داده‌اید، چه کارهایی ناتمام مانده‌اند و برای پیشرفت در هفتهی آینده چه برنامه‌ای خواهید داشت. انجام این کار کمک می‌کند هر هفته با انجام کارهای مرتبط یک گام به اهداف بلندمدت خود نزدیک‌تر شوید.
قدم سوم: هنگام برنامه‌ریزی روزانه نگاهی به لیست هفتگی داشته باشید
هر روز صبح یا هر شب پیش از اینکه بخوابید، کارهایی انجام‌شده را در ذهنتان مرور کنید و اهداف هفتگی را نیز در نظر داشته باشد. سپس کارهای مهم‌تر را در اولویت قرار دهید و برنامه‌ی روز بعد را با توجه به آن تنظیم کنید. فراموش نکنید که برنامه‌ی روزانه باید شامل پنج کار ضروری باشند که باید تا آخر آن روز انجام شوند. کارهایی که ضرورتی بر انجامشان نیست باید در پایین لیست قرار بگیرند و از آنجایی که اهمیت کمتری دارند می‌توانند به یک روز دیگر موکول شوند. لیست کارهای انجام‌شده می‌تواند شامل تصمیم‌گیری‌های مهم نیز باشد. به‌عنوان مثال محدود کردن شبکه‌های اجتماعی و استفاده‌ی کمتر از پیام‌رسان‌ها، تصمیم‌های مهمی هستند که زمان لازم برای رسیدگی به کارهای مهم‌تر را افزایش می‌دهند.