بیایید یک سناریوی آشنا را باهم مرور کنیم:
«شب قبل از خواب، برنامه‌ی روز آینده را در ذهن خود طراحی می‌کنم: فردا صبح تا پیش از ساعت ۱۱، مقاله‌ی اول را تکمیل می‌کنم و به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهم. پس‌ازآن غذا می‌خورم و برای جلسه‌ی بعدازظهر آماده می‌شوم. روز کاری را با نوشتن یک مقاله‌ی دیگر به پایان می‌برم. روز خوب و پر بازدهی خواهم داشت.»
روز بعد، ساعت ۱۰ صبح هنوز چند بخش از مقاله‌ی اول باقی‌مانده و به‌جای اینکه سریعاً آن را تایپ کنیم، ترجیح می‌دهیم آن را کنار بگذاریم. به گزینه‌های پیش رو فکر می‌کنیم: تماشای قسمت‌های جذاب مسابقه‌ی فوتبال تیم محبوبمان، کمی پیاده‌روی، یک ویدیوی آموزشی. درنهایت متوجه می‌شویم که مدت‌ها است از پنجره به بیرون خیره شده‌ایم. این همان روز مفیدی نبود که انتظار داشتیم.
آیا ما کاهل یا تنبل هستیم؟ آیا فقط به استراحت و تجدید انرژی نیاز داریم؟ آنچه ما را می‌ترساند، گرفتار شدن در حلقه‌ی سستی و کاهلی است. ما نمی‌خواهیم این جریان، به عادت روزمره و همیشگی‌مان تبدیل شود.
به تعویق انداختن وظایف وحشتناک نیست
پیش از هر چیز، یادآوری می‌کنیم که به تعویق انداختن امور، لزوماً بد نیست و حتی مزایایی هم دارد. چراکه شما فرصتی به دست می‌آورید و می‌توانید به‌جای تصمیم‌گیری سریع و عجولانه، شرایط بهتری برای اجرای کار فراهم کنید. به‌علاوه زمانی که سرعت کارهایتان را پایین می‌آورید، می‌توانید به استدلال‌های درونی خود بهتر گوش دهید.
از طرف دیگر، زمانی که کارها را به آینده موکول می‌کنید، از فشار کاری رها می‌شوید و می‌توانید ددلاین‌های قابل مدیریتی تنظیم کنید. در این صورت به ذهنتان زمان می‌دهید تا ایده‌های جدیدی خلق کند همچنین می‌توانید اولویت‌بندی‌های بهتری داشته باشید. گاهی اوقات وقتی وظیفه‌ای را به آینده موکول می‌کنید، متوجه می‌شوید که اصلاً این وظیفه یک اولویت واقعی نبوده است.
البته منظور این نیست که کارهایتان را به زمانی نامعلوم موکول کنید و در عوض تلویزیون تماشا کنید! زمانی که احساس می‌کنید کارایی بالایی ندارید یا نمی‌توانید هیچ کاری انجام دهید، از این زمان استفاده‌ی مثبتی داشته باشید. کمی پیاده‌روی کنید. ژورنال نمونه کارهایتان را تکمیل کنید. مدیتیشن کنید. این کارها بهره‌وری شما را در عین به تأخیر انداختن وظایف اصلی، حفظ می‌کند.
آیا واقعاً تنبل هستید؟
اگر کاری را در مدت‌زمان مشخص به پایان نبرید، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ شما باید بفهمید که علت اصلی این مشکل چیست.
جوزف فراری استاد دانشگاه دوپال در نشریه‌ی Psychological Science می‌نویسد:
به تعویق انداختن وظایف، ارتباطی با مدیریت زمان ندارد. وقتی به کسی که به‌طور مزمن یک «به تاخیراندازنده» است می‌گویید کاری انجام دهد، مثل درخواست شادی و پایکوبی از فردی است که افسردگی مزمن را تجربه می‌کند.
فراری معتقد است حتی کارآمدترین افراد نیز به دو دلیل، کارهای خود را به تعویق می‌اندازند:
- ما کارهای خود را آینده موکول می‌کنیم، زیرا در حال و هوای روحی مناسب، یا چهارچوب ذهنی مناسبی نیستیم که تصمیم‌گیری کنیم.
- ما فرض را بر این می‌گذاریم که در آینده، انرژی و روحیه‌ی بهتری خواهیم داشت.
مشکل از جایی شروع می‌شود که این افکار، ما را به دام «لوپ تعویق» می‌اندازد. ما به‌جای کار کردن، ایمیل‌های خود را چک می‌کنیم. توییت می‌کنیم. ظرف‌ها را می‌شوییم یا کمی می‌خوابیم. ما فکر می‌کنیم که پس از انجام این کارها، دوباره به وظیفه‌ی اصلی‌مان بازمی‌گردیم. واقعیت این است که اغلب این گریزها، تنها بهانه‌هایی برای اتلاف وقت است و به همین دلیل احساس گناه می‌کنیم. احساس گناه نیز باعث می‌شود وظایف کمتر و کمتری را بپذیریم.
حالا دوباره یک گام به عقب بردارید و علت اصلی مشکلتان را بررسی کنید. شاید فقط کمی گرسنه‌اید، یا به کمی استراحت نیاز دارید. شاید هم مشکل شما ریشه‌های عمیق‌تری دارد. به‌عنوان‌مثال شما از کارتان راضی نیستید، یا حجم وظایفی که به عهده‌دارید بسیار زیاد است، یا ذهنتان روی مسئله‌ی مهم دیگری متمرکز است.
وقتی صادقانه به درون خودتان نگاه می‌کنید، علت اصلی به تعویق انداختن وظایف را درک می‌کنید و می‌توانید اقداماتی در راستای اصلاح آن انجام دهید. اگر گرسنه هستید، غذا بخورید. اگر روز کاری رضایت بخشی ندارید، از همکارها تقاضا کنید بخشی از کارهای شما را به عهده بگیرند. به‌این‌ترتیب زمان کافی به دست می‌آورید تا روی اولویت‌های مهم‌تر متمرکز شوید.
روانشناس لئون اف سلتزر در مقاله‌ای توصیه می‌کند که واژه‌ی «تنبل» را از دایره‌ی لغات خود حذف کنیم. تا زمانی که انگیزه و برنامه‌ی منظمی ندارید، با «تنبل» خطاب کردن خودتان، مشکلی را حل نمی‌کنید. سلتزر در این مقاله می‌نویسد:
طبق تجربه‌ی من، چه به‌عنوان یک کارمند و چه به‌عنوان روان‌درمانگر، واژه‌ی تنبلی اصطلاح خوبی برای توصیف رفتارهای انسان نیست. اگر خودمان یا دیگران را با این واژه تحقیر و بی‌اعتبار کنیم، مشکلی حل نمی‌شود. کسی با این خطاب‌ها به کار علاقه‌مند نمی‌شود. اگر فردی را به علت عدم فعالیت یا رکود شخصی تنبل بنامیم، فقط ناکارآمدی او را تشدید می‌کنیم.
شکست چرخه‌ی تنبلی
حتی زمانی که متوجه شدید به چه علتی وظایف خود را به تأخیر می‌اندازید، ممکن است هنوز برای بازگشت به کار آمادگی نداشته باشید. در چنین شرایطی، چگونه باید از این سیکل نامطلوب خارج شوید؟
قانون «دو دقیقه» را دنبال کنید. دیوید آلن می‌گوید اگر تکمیل کاری تنها به دو دقیقه زمان نیاز دارد، همین حالا آن را انجام دهید. این راهکار را به شیوه‌ی خودتان توسعه دهید. مثلاً یک آلارم ده‌دقیقه‌ای تنظیم کنید. تیموتی ای پیکل، متخصص روانشناسی توصیه می‌کند خودتان را متعهد بدانید که به مدت ده دقیقه، کاری را ادامه می‌دهید. زمانی که کاری را آغاز کنید، رها کردن آن سخت‌تر می‌شود.
فوسچیا سیروس، استاد دانشگاه بیشاپ نیز پیشنهاد می‌دهد که وظایف سخت و پیچیده را تا حد ممکن به‌صورت دلپذیری درآورید. اگر بتوانید نکته‌ی جالب و پرمفهومی در کارتان پیدا کنید، باعلاقه‌ی بیشتری به آن مشغول می‌شوید. سعی کنید وظایفتان را با اهداف بلندمدت مرتبط نگه‌دارید.
پیت داکتر، مدیر پیکسار راهکار دیگری برای تکمیل وظایف خود دارد. او مشکلات بازدارنده را لیست می‌کند تا بتواند آن‌ها را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کند. به‌این‌ترتیب متوجه می‌شود که هیچ وظیفه‌ای، آن‌قدر که به نظر می‌رسد سخت نیست. به گفته‌ی او، تنظیم فهرست مشکلات، به‌مراتب بهتر از این احساس غیرمنطقی است که هیچ‌چیز خوب پیش نمی‌رود.
گاهی اوقات کافی است که محیط کار خود را عوض کنید. از دفتر شرکت بیرون بروید و کارتان را در فضای دیگری، نظیر یک دفتر کار مشارکتی یا یک کافه، ادامه دهید. تحقیقات نشان می‌دهند که اگر اطراف ما را افراد فعال و کوشا احاطه کرده باشند، انگیزه‌ی بیشتری به دست می‌آوریم.
شما می‌توانید تکنیک مشهور جری شینفلد را نیز دنبال کنید. هر زمان که کاری را به پایان بردید، روی تقویم دیواری یک علامت X بگذارید. وقتی این علامت‌ها را کنار همدیگر می‌بینید، تمایل کمتری دارید که این زنجیره را بشکنید. و درنهایت، اگر می‌بینید فرد دیگری کار را بهتر از شما انجام می‌دهد، وظیفه‌ی خود را به او بسپارید. همان‌طور که رنزو کاستارلا می‌نویسد، شما با انجام کاری که برای یک همکار دیگر مناسب است، بهره‌وری کل را افزایش نمی‌دهید.
راهکارهایی که در این مطلب ذکر کردیم، فهرست مبسوطی نیست؛ اما به شما کمک می‌کند زمانی که در آستانه‌ی به تعویق اندازی کارها قرار گرفتید، خودتان را از این دام نجات دهید. شاید هم بتوانید به ذهن خسته‌ی خود استراحتی کوتاه بدهید و در زندگی شخصی و شغلی، موفق‌تر عمل کنید.
