نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به پدیده‌ای آشنا در ساختار اداری شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی تبدیل شده‌اند؛ به طوری که انجام فرآیند مکاتبات سازمانی صرفا از طریق کارتابل کاغذی نامه‌ها و بدون سیستم اتوماسیون اداری به تاریخ پیوسته است. در روند توسعه‌ی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی، اکنون توجه به سیستم BPMS و نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با انگیزه‌ی پوشش فرآیندهای سازمانی افزایش یافته است؛ به طوری که بحث درباره‌ی انتخاب میان اتوماسیون اداری یا سیستم BPMS در حوزه‌ی فعالان فناوری اطلاعات بسیار مطرح است و اظهارنظر‌های گوناگونی درباره‌ی آن می‌شود. در این مقاله تلاش کرده‌ایم تا با توضیح کارکردها و عملکرد هر یک از این سیستم‌ها، نسبت میان دو راهکار نرمافزاری یادشده را بررسی کنیم.
سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کارکردی دارد؟
نرم‌افزارهایی که پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری را به‌صورت مکانیزه فراهم میکنند، اتوماسیون اداری نامیده می‌شوند که اغلب با سیستم‌هایی چون دریافت و ارسال فکس، پیامک و ایمیل مرتبط هستند و سیستم کارتابل کاغذی و بایگانی را از امور روزمره‌ی اداری حذف کرده‌اند. برخی کارکردهای مهم این سیستم‌ها به شرح زیر است:
- تنظیم، ارسال و گردش نامه‌ها و مکاتبات مطابق دستورالعمل‌های اداری
- پیاده‌سازی معماری دبیرخانه‌های سازمانی و دفاتر اندیکاتور
- ایجاد محدوده‌ی دسترسی مطابق با قوانین اسناد محرمانه‌ی سازمانی
سیستم BPMS چیست و چه کارکردی دارد؟
سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (نرم افزار BPMS)، یک رویکرد مدیریتی نوین به منظور همسوسازی فعالیت‌های سازمان برای جلب رضایت مشتری است و هدف آن، بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان محسوب می‌شود. یک فرآیند کسب‌وکار شامل شبکه به هم پیوسته‌ای از فعالیت‌ها است که توسط مجریان مرتبط اجرا می‌شوند. برخی کارکردهای مهم سیستم BPMS شامل موارد زیر است:
- شناسایی فرآیندهای موجود سازمانی، بازمهندسی و طراحی فرآیند مطلوب برای پیاده‌سازی مکانیزه؛
- مدل‌سازی فرآیند با شناخت زوایای مختلف فرآیند بازمهندسی شده؛
- پیاده‌سازی فرآیند با انتخاب ابزارهای نرمافزاری مناسب برای اجرای مطلوب فرآیند؛
- نظارت و کنترل اجرای فرآیند.
تفاوت اتوماسیون اداری با BPMS چیست؟
سیستم‌های اتوماسیون اداری مطابق با فرآیندهای ویژه‌ی مکاتبات اداری در سازمان‌های ایرانی توسعه داده شده‌اند و پیچیدگی و حالت‌های خاص در فرآیند اداری این سازمان‌ها را پشتیبانی میکنند. این سیستم‌ها در شرایط خاصی مانند سازمان‌های زیرمجموعه، دبیرخانه‌های متعدد را به هم متصل میکنند و فرآیندهایی را که نقش‌های آن از قبل تعیین نشده است به شیوه‌ی کارآمدی پشتیبانی میکنند.
اتوماسیون اداری سازمان را از کارتابل کاغذی بی‌نیاز می‌کند؛ اما در مقابل این مزیت‌ها قابلیت گردش خودکار ندارد و اگر گیرندگان مراحل مختلف فرآیند در یک سازمان از قبل پیش‌بینی شده باشند، نرم‌افزار BPMS در آن سازمان عملکرد بهتری خواهد داشت. نرم‌افزار BPMS براساس ساختار فرآیندمحور خود و نیز ابزارهایی مانند فرم‌ساز و گزارش‌ساز، فرآیندهای خودکار اداری را راحت‌تر پوشش می‌دهد؛ ولی امکان پشتیبانی از فرآیندهایی را که نقش‌های مشخص ندارند، دارا نیست و با تغییر در ساختار یک فرآیند گاهی مدل‌های داده‌ای نیز تغییر خواهد کرد؛ لذا سازمان به تیمی تخصصی برای پیاده‌سازی فرآیندها نیاز خواهد داشت.
مساله‌ی اصلی در عدم اقبال به بهره‌گیری از نرم‌افزار BPMS این است که از بُعد هزینه‌های مالی و منابع انسانی، پیاده‌سازی ساختار کامل مکاتبات اداری براساس BPMS به ویژه در سازمان‌های بزرگ مقرون‌به‌صرفه نیست.
نرم‌افزار BPMS در سازمان‌های ایزومحور که فرم‌های مشخصی برای روال اداری تعریف کرده‌اند و سیستم گردش نامه‌ها هم در قالب فرآیند پیگیری می‌شود، بهینه‌تر عمل می‌کند؛ اما سازمان‌هایی که گردش نامه در آن‌ها محوریت دارد و ساختار اداری به نحوی است که برای همه‌ی حالات ارجاع نامه، فرآیند تعریف شده وجود ندارد و اشخاص در لحظه نسبت به وضعیت مرحله‌ی بعد نامه تصمیم می‌گیرند، بهتر است از نرم‌افزار اتوماسیون اداری استفاده شود.